Перейти к содержанию

ELMA/Базовые функциональные возможности (файлы, задачи, сообщения)

Материал из Викиучебника — открытых книг для открытого мира

ELMA

Базовые функциональные возможности (файлы, задачи, сообщения)

(приведены только верные ответы)

Курса

[править]

Что такое календарь раздела?

[править]
  • Приложение типа «Событие», которое можно добавить в любой раздел

Руководитель поставил пользователю задачу ознакомления с документом, но не указал срок. Отразится ли такая задача в личном календаре сотрудника?

[править]
  • Нет, так как не указан срок исполнения

В каком разделе руководитель может просматривать задачи подчиненных? Выберите все верные варианты

[править]

Задачи > Мой отдел

Календарь > Мой отдел

Может ли пользователь просматривать карту бизнес-процесса на карточке обычной задачи?

[править]
  • Нет, не может. Карта бизнес-процесса доступна только для задач, созданных в рамках бизенес-процесса

Для чего служат статусы задач?

[править]
  • Для отслеживания и контроля хода выполнения задачи

В чем отличие подзадачи и чек-листа? Выберите все верные утверждения

[править]

Пункт чек-листа можно преобразовать в подзадачу

В чек-листе не указываются испольнитель и сроки, а в задаче — указываются

Для чего в разделе «Файлы» используется папка «Пользователи»?

[править]
  • С помощью этой папки администратор может просматривать файлы, созданные в ходе выполнения бизнес-процессов, документы, которыми обмениваются конкретные пользователи при переписке в чатах и каналах

Как сделать так, чтобы оперативно узнавать об изменении какого-либо файла?

[править]
  • Подписаться на файл

Коллега написал вам важное сообщение в личный чат, но вы были заняты и только бегло просмотрели его. Как напомнить себе, что к сообщению необходимо вернуться позднее?

[править]
  • Пометить сообщение непрочитанным. Напротив чата появится индикатор новых сообщений

Для чего в ELMA365 используется ассоциированная лента?

[править]
  • Для ведения переписки на карточке задачи, файла или элемента приложения

В групповом чате принято решение, о котором необходимо срочно уведомить коллегу, не состоящего в чате. Как это сделать?

[править]
  • Отправить в чат сообщение или комментарий с принятым решением и упомянуть в нём этого коллегу

Вы получили уведомление о том, что в системном хранилище файлов заканчивается свободное место. Как быстро найти файлы самого большого размера?

[править]
  • В каждой папке раздела «Файлы» отсортировать файлы в порядке убывания

Можно ли в ELMA365 устанавливать допустимый порог удовлетворительной исполнительской дисциплины для каждого подразделения?

[править]
  • Нет. Допустимый порог удовлетворительной исполнительской дисциплины устанавливается только для компании в целом

Вам необходимо уведомлять замещающего за 3 дня до начала замещения. Как это сделать?

[править]
  • На странице Администрирование>Замещения нажать кнопку «Настройки» и в поле «Предварительное оповещение» указать срок — 3 дня

Какая страница раздела «Компания» позволяет определить роль, полномочия и зону отвественности сотрудника?

[править]
  • Структура компании

В каких случаях при отправке файла на ознакомление создается лист ознакомления?

[править]

При отправке файла на ознакомление нужно установить флажок «Назначить задачу и сформировать лист ознакомления». Выбранным сотрудникам придет задача прочитать документ. В этом случае система автоматически сгенерирует лист пользователей, где вы сможете увидеть, кто ознакомился с документом.

Как отменить поставленную задачу?

[править]

Чтобы отменить поставленную задачу, нужно перейти в раздел «Задачи», выбрать «Исходящие», открыть нужную карточку задачи и нажать кнопку «Прервать процесс».

Можно ли устанавливать разные настройки оповещений для мобильного приложения ELMA365 и приложения для ПК?

[править]
  • Можно

Какие опции вы можете выбрать для контроля выполнения задачи? Укажите все возможные варианты

[править]

Оповещение о выполнении: после того, как задача будет закрыта исполнителем, вам в ленту автоматически придёт соответствующее сообщение

Отправка на проверку: система назначит вам задачу проконтролировать результаты выполнения работы

(без отправки сообщения на е-мейл)

В каком разделе создается организационная структура компании, добавляются пользователи, моделируются бизнес-процессы, задаются настройки рабочего календаря и оповещений?

[править]
  • Администрирование

Что такое календарь раздела?

[править]
  • Приложение типа «Событие», которое можно добавить в любой раздел

Назовите возможные типы согласования файлов. В чем их различия?

[править]

В ELMA365 есть два типа согласования файлов: «Параллельное» и «Последовательное». При параллельном согласовании файл отправляется всем согласующим одновременно. При последовательном согласовании задачи на утверждение файла будут приходить сотрудникам по очереди.

Чем отличается отправка файла на согласование от отправки на ознакомление?

[править]

Отправка файла на ознакомление осуществляется с целью ознакомить пользователей с документом. При отправке нужно указать пользователей, можно создать список сотрудников, которые прочитали документ, и оставить комментарий. Дальнейшие действия с документом не зависят от результатов ознакомления.

Согласование удобно использовать для утверждения документа перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. При отправке файла нужно выбрать согласующих, тип согласования: «Параллельное» или «Последовательное», поведение системы при первом отказе и срок. Дальнейшие действия с документом будут зависеть от результатов согласования.

Каким образом осуществляется расширенный поиск по папкам и файлам?

[править]

Расширенный поиск позволяет искать файлы не только по имени, но и по дате создания, изменения и по имени человека, который создал или изменил файл. Также можно ограничить поиск только текущей папкой, а не искать по всему дереву.

Верно ли, что в ELMA365 есть готовые маршруты для отправки файлов на ознакомление и согласование?

[править]
  • Верно

В каком разделе вы можете создавать новые папки и файлы?

[править]
  • Файлы

В каком разделе отображается список пользователей, ближайшие дни рождения, иерархия распределения должностей в компании и исполнительская дисциплина?

[править]
  • Компания

Как создать групповой чат? Укажите все возможные варианты

[править]

Групповой чат создаётся из чата с одним собеседником. В правом верхнем углу страницы текущего чата нужно нажать на значок плюс

Групповой чат создаётся из чата с одним собеседником. В строке для ввода сообщения нудна написать @имяпользователя, который ещё не участвует в переписке

(без: в Элме365 нет групповых чатов, В разделе Компания выбрать нужных пользователей)

Что такое исполнительская дисциплина?

[править]
  • Исполнительская дисциплина — это процентное соотношение выполненных задач к общему количеству поставленных задач на текущий момент с начала месяца. При расчёте учитываются все задачи, закрытые вовремя или с нарушением срока

Чем личный календарь отличается от календаря раздела?

[править]

Календарь раздела отражает текущие события, связанные с определенным разделом. Например, в календаре для отдела кадров можно создавать карточки собеседований с кандидатами, и они будут отображаться в виде календаря или таблицы.

В личном календаре отображаются задачи, которые сотруднику поставили его коллеги, и события, которые он добавил туда сам. Также если сотрудник является участником события в календаре какого-либо раздела (например, должен провести собеседование с кандидатом в определённое время), в его личном календаре отразится такое событие.

Выберите все способы, которыми можно создать задачу в ELMA365

[править]

Нажать на аватар пользователя и выбрать опцию +Задача

В разделе Задачи нажать на кнопку +Задача

На карточке файла или элемента приложения нажать кнопку +Задача

(без нажатия на главной странице)

Кто может изменять настройки доступа к файлам и папкам?

[править]
  • Администратор системы, владелец файла или папки, пользователь с уровнем доступа «Назначение прав» или «Полный доступ»

Какие пользователи могут просматривать информацию об исполнительской дисциплине?

[править]
  • Сотрудники, назначенные на руководящие должности в оргструктуре, а также пользователи, которым выданы соответствующие права в разделе Администрирование > Исполнительская дисциплина

Можно ли добавлять события в календарь раздела автоматически в ходе бизнес-процесса?

[править]
  • Можно

Теста

[править]

Кто может просматривать содержание вашей папки «Мои файлы» по умолчанию? Выберите все верные варианты

[править]

Супервизор системы

Все сотрудники моего отдела

Мои подчинённые

Мой руководитель

Кто может просматривать ваш личный календарь?

[править]
  • Я и все сотрудники моего отдела
  • Я и мой руководитель
  • Только я

Можно ли изменить главную страницу в ELMA365, чтобы сделать ее максимально удобной для себя (разместить быстрые переходы к разделам и процессам, добавить нужные ссылки)?

[править]
  • Да. Настроить главную страницу может администратор системы
  • Нет. Внешний вид главной страницы нельзя изменить
  • Да. Любой пользователь может настроить главную страницу, как ему будет удобно

Можно ли экспортировать события личного календаря, чтобы добавить их, например, в свой Google-календарь?

[править]
  • Да, можно
  • Нет такой возможности
  • Экспорт возможен, но только в календарь МС Оутлок

Как можно быстро узнать количество событий запланированных в Календаре на текущую дату?

[править]
  • Посмотреть в разделе Компания -> Мой отдел
  • Посмотреть в счётчик над названием раздела
  • Посмотреть в заголовке страницы с календарём

Для каких инструментов в системе можно создать и настроить статусы?

[править]
  • Для сообщений
  • Для событий в календаре
  • Для всех указанных инструментов

Какие настройки профиля может выполнить любой пользователь? Выберите все верные варианты

[править]

Изменить язык интерфейса

Настроить оповещения о новых событиях

Изменить персональные данные

Настроить интеграцию с электронной почтой

Настроить оповещения о новых задачах - вроде, нельзя

Изменить электронную почту, указанную при регистрации аккаунта - нельзя

Кому в первую очередь поступит задача после ее создания, если в ней указан согласующий?

[править]
  • Автору задачи, чтобы подтвердить создание задачи
  • Согласующему
  • Исполнителю и согласующему одновременно
  • Исполнителю

Как сделать старую версию файла текущей, используя возможности системы

[править]
  • Выбрать «Сравнить с версией» и отредактировать версию
  • Скачать текущую версию файла, изменить её и добавить как новую
  • Удалить файл и заново добавить в нужной версии
  • Открыть свойства файла, нажать"Все версии" — «Сделать текущей»

Как в разделе «Задачи» можно выделить отдельно группу задач по работе с CRM (звонки, встречи, вебинары, письма)?

[править]
  • Применить настройки в разделе «Администрирование».
  • Применить настройки раздела «Задачи».
  • Обратиться в техподдержку.
  • Применить настройки в профиле пользователя.

Можно ли контролировать сроки исполнения задач в режиме «канбан-доска»? Укажите все верные ответы

[править]

Нельзя. Для этого необходимо сформировать отчёт по срокам выполнения задач.

Нельзя. Для этого служит раздел «Исполнительская дисциплина»

Можно. Задачи, в зависимости от сроков выполнения, помечаются точками разных цветов.

Можно. Задачи на канбан-доске сортируются по времени их начала: самые новые вверху колонки

Вам необходимо уточнить детали, касающиеся выполнения задачи. Как это сделать, чтобы переписка не затерялась среди других сообщений?

[править]
  • Помечать сообщения, относящиеся к задаче, специальным тегом
  • Создать отдельный чат для общения по задаче
  • Вести переписку в ассоциированной ленте на карточке задачи
  • Скопировать переписку из чата в текстовый файл и прикрепить к задаче

Какое действие недоступно для автора задачи, если он откроет ее карточку?

[править]
  • Запланировать в календарь
  • Переназначить
  • Изменить даты
  • Создать подзадачу или чек-лист

Какие действия можно выполнять в разделе «Файлы»? Выберите все верные варианты

[править]

Управлять правами доступа к папкам и файлам

Зарегистрировать документ - почти точно нет

Ставить задачи - вроде как нет

Согласовывать документы

Можно ли найти файл по дате его изменения?

[править]
  • Нет, в расширенном поиске можно найти файл только по дате его создания
  • Да, если использовать расширенный поиск
  • Нет, файл можно найти только по его названию

Какой инструмент в разделе «Сообщения» служит прежде всего для информирования сотрудников о новостях компании и важных событиях, а не для общения?

[править]
  • Групповой чат
  • Канал
  • Чат
  • Лента

Какой инструмент раздела «Сообщения» может создать только администратор системы?

[править]
  • Канал.
  • Групповой чат.
  • Лента.

Какой инструмент в системе позволяет оценить загруженность сотрудников и грамотно распланировать рабочий процесс в каждом отделе?

[править]
  • Бизнес-процессы
  • Сообщения
  • Задачи
  • Календари

Кто отвечает за выполнение задачи, поставленной в системе?

[править]
  • Только исполнитель задачи
  • Исполнитель и согласующий
  • Исполнитель и участники задачи
  • Исполнитель, согласующий и участники задачи

Какие варианты контроля выполнения задачи можно выбрать при её создании? Укажите все верные варианты

[править]

Отправить на проверку

Согласовать выполнение задачи - такого нет

Не требуется

Оповестить при выполнении

Может ли пользователь настроить оповещения для мобильного приложения? Например, чтобы получать в мобильном приложении только те уведомления, в которых упоминается его имя

[править]
  • Да, может
  • Нет, настроить оповещения можно только для работы в браузере
  • Нет, такой настройки не существует
  • Нет, настройку может выполнить только администратор системы

Руководитель отдела создал групповой чат для обсуждения рабочих вопросов, добавив в его участники всех сотрудников своего отдела. Кто может написать сообщение в такой чат?

[править]
  • Руководитель отдела и руководитель компании
  • Руководитель и администратор системы
  • Только руководитель отдела
  • Любой участник чата

Почему важно указывать реалистичные сроки выполнения при постановке задач?

[править]
  • Своевременное выполнение задач от руководителя влияет на исполнительскую дисциплину пользователя.
  • Если задача не выполнена в срок, руководитель компании получит сообщение об этом
  • Своевременное выполнение всех задач влияет на исполнительскую дисциплину пользователя.

Какие действия можно выполнить в «Ленте»? Выберите все возможные варианты

[править]

Поставить задачу

Добавить комментарий

Создать сообщение в «Ленте» - такого нет, только через каналы

Поделиться файлами

Какие готовые маршруты встроены в ELMA365 для работы с файлами? Выберите все варианты

[править]

Параллельное согласование

Ознакомление

Последовательное согласование

Подписание - такого нет

Что произойдёт, если назначить задачу на сотрудника, которого в данный момент нет на рабочем месте?

[править]
  • Выполнение задачи не начнётся, пока сотрудник не выйдет на работу
  • Зависит от настроек замещения
  • Исполнителем будет назначен руководитель сотрудника

Что произойдет, если согласующий откажет в постановке задачи?

[править]
  • Будет поставлена задача автору откорректировать или отменить задачу.
  • Задача не будет поставлена исполнителю, уведомление об отказе поступит автору.
  • Задача будет поставлена исполнителю, уведомление об отказе поступит автору и исполнителю.

Что отображается в личном календаре сотрудника? Укажите все возможные варианты

[править]

События из календарей разделов, участником которых является сотрудник

Все входящие задачи сотрудника

Все исходящие задачи, созданные сотрудником - вроде, нет

События из календарей разделов, которые созданы сотрудником, даже если он не является их участником - вроде, нет

Можно ли настроить отправку оповещений на электронную почту пользователя?

[править]
  • Только администратор может настроить отправку сообщений о новых событиях на электронную почту пользователей
  • Любой пользователь может настроить отправку сообщений о новых событиях на электронную почту
  • Любой пользователь может настроить отправку сообщений о новых задачах на электронную почту
  • Только администратор может настроить отправку сообщений о новых задачах на электронную почту пользователей

Кто может изменить процент выполнения задачи?

[править]
  • Исполнитель и автор задачи
  • Исполнитель и участники задачи
  • Только автор задачи
  • Только исполнитель задачи

Если пользователю нужно знать обо всех изменениях определенного файла, как правильно организовать его ознакомление с изменениями?

[править]
  • Ссылку на файл добавить в папку «Мои файлы»
  • Подписаться на файл
  • Добавить файл в «Избранное»
  • Автору изменений отправить файл на ознакомление пользователю

В разделе «Файлы» вы создали файл и отправили его на ознакомление. Можно ли увидеть результаты ознакомления?

[править]
  • Можно увидеть в листе ознакомления, если при отправке файла была включена опция сформировать лист ознакомления
  • Нет
  • Всегда можно увидеть в листе ознакомления

В разделе «Файлы» вы создали файл и отправили его на последовательное согласование. Смогут ли все согласующие вынести свою резолюцию, если первый согласующий вынес резолюцию «Отказано»?

[править]
  • Это зависит от логики, которая задана при отправке файла на согласование.
  • Нет.
  • Да.

Как максимально удобно выстроить одновременную работу с файлами из разных папок в разделе «Файлы», чтобы видеть их в одном месте и сохранить их актуальность?

[править]
  • Создать ссылки на нужные файлы и добавить их в папку «Мои файлы»
  • Скопировать файлы в папку Мои файлы"
  • Скачать файлы на ПК
  • Открыть файлы на разных вкладках браузера

Аналитик создал статусы для событий в календаре «Собеседования» в разделе «HR». Как правильно можно настроить смену статусов для событий в этом календаре? Выберите все верные варианты

[править]

Настроить постановку задачи об изменении статуса в бизнес-процессе. - странная какая то формулировка

Добавить поле «Статус» на карточку события для смены статусов вручную.

В настройках календаря установить флажок «Статус приложения можно менять вручную». - вроде как, это только к штатному календарю относится...

Настроить автоматическую смену статусов с помощью бизнес-процесса.

Добавить кнопку «Сменить статус» на карточку события, чтобы изменять статусы вручную.

Где пользователь может создать задачу? Выберите все верные варианты

[править]

В карточке элемента приложения

В событии в календаре. - вроде, нет такого

В разделе «Сообщения».

В разделе «Задачи».

Какой вариант контроля выполнения нужно выбрать автору задачи, чтобы ее можно было отправить на доработку?

[править]
  • Любой из указанных вариантов.
  • «Оповестить при выполнении».
  • «Согласовать выполнение задачи».
  • «Отправить на проверку».

Как сделать так, чтобы руководитель отдела «HR» мог просматривать исполнительскую дисциплину сотрудников всех отделов компании?

[править]
  • Перейти в «Администрирование > Настройки исполнительской дисциплины» и добавить руководителя отдела «HR» в список пользователей, которые могут просматривать дисциплину всех сотрудников компании.
  • Для этой должности просмотр открыт по умолчанию. Ничего специально настраивать не нужно.

Как максимально быстро поставить коллеге задачу в ответ на его сообщение?

[править]
  • Поставить задачу в разделе «Задачи».
  • Нажать на имя пользователя в его сообщении и затем поставить задачу.
  • Создать ответное сообщение и в его контекстном меню поставить задачу.
  • В поле «Сообщение» нажать на значок «Поставить задачу».

Как при переписке в групповом чате или канале быстро обратиться к пользователю, который не участвует в обсуждении?

[править]
  • Это невозможно. Обратиться из группового чата или канала можно только к их участникам.
  • Создать персонализированное обращение в Ленте.
  • Создать в чате упоминание с его именем, нажать на нём и затем на кнопку «Написать сообщение».
  • Отправить ему приглашение в чат или канал в системе.

Кто может добавить новых пользователей в список участников задачи?

[править]
  • Согласующий задачу.
  • Руководитель исполнителя.
  • Только администратор.
  • Автор и исполнитель.