ELMA/Базовые функциональные возможности (файлы, задачи, сообщения)

ELMA

Базовые функциональные возможности (файлы, задачи, сообщения)

(приведены только верные ответы)

Курса

Что такое календарь раздела?

• Приложение типа «Событие», которое можно добавить в любой раздел

Руководитель поставил пользователю задачу ознакомления с документом, но не указал срок. Отразится ли такая задача в личном календаре сотрудника?

• Нет, так как не указан срок исполнения

В каком разделе руководитель может просматривать задачи подчиненных? Выберите все верные варианты

Задачи > Мой отдел

Календарь > Мой отдел

Может ли пользователь просматривать карту бизнес-процесса на карточке обычной задачи?

• Нет, не может. Карта бизнес-процесса доступна только для задач, созданных в рамках бизенес-процесса

Для чего служат статусы задач?

• Для отслеживания и контроля хода выполнения задачи

В чем отличие подзадачи и чек-листа? Выберите все верные утверждения

Пункт чек-листа можно преобразовать в подзадачу

В чек-листе не указываются испольнитель и сроки, а в задаче — указываются

Для чего в разделе «Файлы» используется папка «Пользователи»?

• С помощью этой папки администратор может просматривать файлы, созданные в ходе выполнения бизнес-процессов, документы, которыми обмениваются конкретные пользователи при переписке в чатах и каналах

Как сделать так, чтобы оперативно узнавать об изменении какого-либо файла?

• Подписаться на файл

Коллега написал вам важное сообщение в личный чат, но вы были заняты и только бегло просмотрели его. Как напомнить себе, что к сообщению необходимо вернуться позднее?

• Пометить сообщение непрочитанным. Напротив чата появится индикатор новых сообщений

Для чего в ELMA365 используется ассоциированная лента?

• Для ведения переписки на карточке задачи, файла или элемента приложения

В групповом чате принято решение, о котором необходимо срочно уведомить коллегу, не состоящего в чате. Как это сделать?

• Отправить в чат сообщение или комментарий с принятым решением и упомянуть в нём этого коллегу

Вы получили уведомление о том, что в системном хранилище файлов заканчивается свободное место. Как быстро найти файлы самого большого размера?

• В каждой папке раздела «Файлы» отсортировать файлы в порядке убывания

Можно ли в ELMA365 устанавливать допустимый порог удовлетворительной исполнительской дисциплины для каждого подразделения?

• Нет. Допустимый порог удовлетворительной исполнительской дисциплины устанавливается только для компании в целом

Вам необходимо уведомлять замещающего за 3 дня до начала замещения. Как это сделать?

• На странице Администрирование>Замещения нажать кнопку «Настройки» и в поле «Предварительное оповещение» указать срок — 3 дня

Какая страница раздела «Компания» позволяет определить роль, полномочия и зону отвественности сотрудника?

• Структура компании

В каких случаях при отправке файла на ознакомление создается лист ознакомления?

При отправке файла на ознакомление нужно установить флажок «Назначить задачу и сформировать лист ознакомления». Выбранным сотрудникам придет задача прочитать документ. В этом случае система автоматически сгенерирует лист пользователей, где вы сможете увидеть, кто ознакомился с документом.

Как отменить поставленную задачу?

Чтобы отменить поставленную задачу, нужно перейти в раздел «Задачи», выбрать «Исходящие», открыть нужную карточку задачи и нажать кнопку «Прервать процесс».

Можно ли устанавливать разные настройки оповещений для мобильного приложения ELMA365 и приложения для ПК?

• Можно

Какие опции вы можете выбрать для контроля выполнения задачи? Укажите все возможные варианты

Оповещение о выполнении: после того, как задача будет закрыта исполнителем, вам в ленту автоматически придёт соответствующее сообщение

Отправка на проверку: система назначит вам задачу проконтролировать результаты выполнения работы

(без отправки сообщения на е-мейл)

В каком разделе создается организационная структура компании, добавляются пользователи, моделируются бизнес-процессы, задаются настройки рабочего календаря и оповещений?

• Администрирование

Что такое календарь раздела?

• Приложение типа «Событие», которое можно добавить в любой раздел

Назовите возможные типы согласования файлов. В чем их различия?

В ELMA365 есть два типа согласования файлов: «Параллельное» и «Последовательное». При параллельном согласовании файл отправляется всем согласующим одновременно. При последовательном согласовании задачи на утверждение файла будут приходить сотрудникам по очереди.

Чем отличается отправка файла на согласование от отправки на ознакомление?

Отправка файла на ознакомление осуществляется с целью ознакомить пользователей с документом. При отправке нужно указать пользователей, можно создать список сотрудников, которые прочитали документ, и оставить комментарий. Дальнейшие действия с документом не зависят от результатов ознакомления.

Согласование удобно использовать для утверждения документа перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. При отправке файла нужно выбрать согласующих, тип согласования: «Параллельное» или «Последовательное», поведение системы при первом отказе и срок. Дальнейшие действия с документом будут зависеть от результатов согласования.

Каким образом осуществляется расширенный поиск по папкам и файлам?

Расширенный поиск позволяет искать файлы не только по имени, но и по дате создания, изменения и по имени человека, который создал или изменил файл. Также можно ограничить поиск только текущей папкой, а не искать по всему дереву.

Верно ли, что в ELMA365 есть готовые маршруты для отправки файлов на ознакомление и согласование?

• Верно

В каком разделе вы можете создавать новые папки и файлы?

• Файлы

В каком разделе отображается список пользователей, ближайшие дни рождения, иерархия распределения должностей в компании и исполнительская дисциплина?

• Компания

Как создать групповой чат? Укажите все возможные варианты

Групповой чат создаётся из чата с одним собеседником. В правом верхнем углу страницы текущего чата нужно нажать на значок плюс

Групповой чат создаётся из чата с одним собеседником. В строке для ввода сообщения нудна написать @имяпользователя, который ещё не участвует в переписке

(без: в Элме365 нет групповых чатов, В разделе Компания выбрать нужных пользователей)

Что такое исполнительская дисциплина?

• Исполнительская дисциплина — это процентное соотношение выполненных задач к общему количеству поставленных задач на текущий момент с начала месяца. При расчёте учитываются все задачи, закрытые вовремя или с нарушением срока

Чем личный календарь отличается от календаря раздела?

Календарь раздела отражает текущие события, связанные с определенным разделом. Например, в календаре для отдела кадров можно создавать карточки собеседований с кандидатами, и они будут отображаться в виде календаря или таблицы.

В личном календаре отображаются задачи, которые сотруднику поставили его коллеги, и события, которые он добавил туда сам. Также если сотрудник является участником события в календаре какого-либо раздела (например, должен провести собеседование с кандидатом в определённое время), в его личном календаре отразится такое событие.

Выберите все способы, которыми можно создать задачу в ELMA365

Нажать на аватар пользователя и выбрать опцию +Задача

В разделе Задачи нажать на кнопку +Задача

На карточке файла или элемента приложения нажать кнопку +Задача

(без нажатия на главной странице)

Кто может изменять настройки доступа к файлам и папкам?

• Администратор системы, владелец файла или папки, пользователь с уровнем доступа «Назначение прав» или «Полный доступ»

Какие пользователи могут просматривать информацию об исполнительской дисциплине?

• Сотрудники, назначенные на руководящие должности в оргструктуре, а также пользователи, которым выданы соответствующие права в разделе Администрирование > Исполнительская дисциплина

Можно ли добавлять события в календарь раздела автоматически в ходе бизнес-процесса?

• Можно

Теста

Кто может просматривать содержание вашей папки «Мои файлы» по умолчанию? Выберите все верные варианты

Супервизор системы

Все сотрудники моего отдела

Мои подчинённые

Мой руководитель

Кто может просматривать ваш личный календарь?

• Я и все сотрудники моего отдела
• Я и мой руководитель
• Только я

Можно ли изменить главную страницу в ELMA365, чтобы сделать ее максимально удобной для себя (разместить быстрые переходы к разделам и процессам, добавить нужные ссылки)?

• Да. Настроить главную страницу может администратор системы
• Нет. Внешний вид главной страницы нельзя изменить
• Да. Любой пользователь может настроить главную страницу, как ему будет удобно

Можно ли экспортировать события личного календаря, чтобы добавить их, например, в свой Google-календарь?

• Да, можно
• Нет такой возможности
• Экспорт возможен, но только в календарь МС Оутлок

Как можно быстро узнать количество событий запланированных в Календаре на текущую дату?

• Посмотреть в разделе Компания -> Мой отдел
• Посмотреть в счётчик над названием раздела
• Посмотреть в заголовке страницы с календарём

Для каких инструментов в системе можно создать и настроить статусы?

• Для сообщений
• Для событий в календаре
• Для всех указанных инструментов

Какие настройки профиля может выполнить любой пользователь? Выберите все верные варианты

Изменить язык интерфейса

Настроить оповещения о новых событиях

Изменить персональные данные

Настроить интеграцию с электронной почтой

Настроить оповещения о новых задачах - вроде, нельзя

Изменить электронную почту, указанную при регистрации аккаунта - нельзя

Кому в первую очередь поступит задача после ее создания, если в ней указан согласующий?

• Автору задачи, чтобы подтвердить создание задачи
• Согласующему
• Исполнителю и согласующему одновременно
• Исполнителю

Как сделать старую версию файла текущей, используя возможности системы

• Выбрать «Сравнить с версией» и отредактировать версию
• Скачать текущую версию файла, изменить её и добавить как новую
• Удалить файл и заново добавить в нужной версии
• Открыть свойства файла, нажать"Все версии" — «Сделать текущей»

Как в разделе «Задачи» можно выделить отдельно группу задач по работе с CRM (звонки, встречи, вебинары, письма)?

• Применить настройки в разделе «Администрирование».
• Применить настройки раздела «Задачи».
• Обратиться в техподдержку.
• Применить настройки в профиле пользователя.

Можно ли контролировать сроки исполнения задач в режиме «канбан-доска»? Укажите все верные ответы

Нельзя. Для этого необходимо сформировать отчёт по срокам выполнения задач.

Нельзя. Для этого служит раздел «Исполнительская дисциплина»

Можно. Задачи, в зависимости от сроков выполнения, помечаются точками разных цветов.

Можно. Задачи на канбан-доске сортируются по времени их начала: самые новые вверху колонки

Вам необходимо уточнить детали, касающиеся выполнения задачи. Как это сделать, чтобы переписка не затерялась среди других сообщений?

• Помечать сообщения, относящиеся к задаче, специальным тегом
• Создать отдельный чат для общения по задаче
• Вести переписку в ассоциированной ленте на карточке задачи
• Скопировать переписку из чата в текстовый файл и прикрепить к задаче

Какое действие недоступно для автора задачи, если он откроет ее карточку?

• Запланировать в календарь
• Переназначить
• Изменить даты
• Создать подзадачу или чек-лист

Какие действия можно выполнять в разделе «Файлы»? Выберите все верные варианты

Управлять правами доступа к папкам и файлам

Зарегистрировать документ - почти точно нет

Ставить задачи - вроде как нет

Согласовывать документы

Можно ли найти файл по дате его изменения?

• Нет, в расширенном поиске можно найти файл только по дате его создания
• Да, если использовать расширенный поиск
• Нет, файл можно найти только по его названию

Какой инструмент в разделе «Сообщения» служит прежде всего для информирования сотрудников о новостях компании и важных событиях, а не для общения?

• Групповой чат
• Канал
• Чат
• Лента

Какой инструмент раздела «Сообщения» может создать только администратор системы?

• Канал.
• Групповой чат.
• Лента.

Какой инструмент в системе позволяет оценить загруженность сотрудников и грамотно распланировать рабочий процесс в каждом отделе?

• Бизнес-процессы
• Сообщения
• Задачи
• Календари

Кто отвечает за выполнение задачи, поставленной в системе?

• Только исполнитель задачи
• Исполнитель и согласующий
• Исполнитель и участники задачи
• Исполнитель, согласующий и участники задачи

Какие варианты контроля выполнения задачи можно выбрать при её создании? Укажите все верные варианты

Отправить на проверку

Согласовать выполнение задачи - такого нет

Не требуется

Оповестить при выполнении

Может ли пользователь настроить оповещения для мобильного приложения? Например, чтобы получать в мобильном приложении только те уведомления, в которых упоминается его имя

• Да, может
• Нет, настроить оповещения можно только для работы в браузере
• Нет, такой настройки не существует
• Нет, настройку может выполнить только администратор системы

Руководитель отдела создал групповой чат для обсуждения рабочих вопросов, добавив в его участники всех сотрудников своего отдела. Кто может написать сообщение в такой чат?

• Руководитель отдела и руководитель компании
• Руководитель и администратор системы
• Только руководитель отдела
• Любой участник чата

Почему важно указывать реалистичные сроки выполнения при постановке задач?

• Своевременное выполнение задач от руководителя влияет на исполнительскую дисциплину пользователя.
• Если задача не выполнена в срок, руководитель компании получит сообщение об этом
• Своевременное выполнение всех задач влияет на исполнительскую дисциплину пользователя.

Какие действия можно выполнить в «Ленте»? Выберите все возможные варианты

Поставить задачу

Добавить комментарий

Создать сообщение в «Ленте» - такого нет, только через каналы

Поделиться файлами

Какие готовые маршруты встроены в ELMA365 для работы с файлами? Выберите все варианты

Параллельное согласование

Ознакомление

Последовательное согласование

Подписание - такого нет

Что произойдёт, если назначить задачу на сотрудника, которого в данный момент нет на рабочем месте?

• Выполнение задачи не начнётся, пока сотрудник не выйдет на работу
• Зависит от настроек замещения
• Исполнителем будет назначен руководитель сотрудника

Что произойдет, если согласующий откажет в постановке задачи?

• Будет поставлена задача автору откорректировать или отменить задачу.
• Задача не будет поставлена исполнителю, уведомление об отказе поступит автору.
• Задача будет поставлена исполнителю, уведомление об отказе поступит автору и исполнителю.

Что отображается в личном календаре сотрудника? Укажите все возможные варианты

События из календарей разделов, участником которых является сотрудник

Все входящие задачи сотрудника

Все исходящие задачи, созданные сотрудником - вроде, нет

События из календарей разделов, которые созданы сотрудником, даже если он не является их участником - вроде, нет

Можно ли настроить отправку оповещений на электронную почту пользователя?

• Только администратор может настроить отправку сообщений о новых событиях на электронную почту пользователей
• Любой пользователь может настроить отправку сообщений о новых событиях на электронную почту
• Любой пользователь может настроить отправку сообщений о новых задачах на электронную почту
• Только администратор может настроить отправку сообщений о новых задачах на электронную почту пользователей

Кто может изменить процент выполнения задачи?

• Исполнитель и автор задачи
• Исполнитель и участники задачи
• Только автор задачи
• Только исполнитель задачи

Если пользователю нужно знать обо всех изменениях определенного файла, как правильно организовать его ознакомление с изменениями?

• Ссылку на файл добавить в папку «Мои файлы»
• Подписаться на файл
• Добавить файл в «Избранное»
• Автору изменений отправить файл на ознакомление пользователю

В разделе «Файлы» вы создали файл и отправили его на ознакомление. Можно ли увидеть результаты ознакомления?

• Можно увидеть в листе ознакомления, если при отправке файла была включена опция сформировать лист ознакомления
• Нет
• Всегда можно увидеть в листе ознакомления

В разделе «Файлы» вы создали файл и отправили его на последовательное согласование. Смогут ли все согласующие вынести свою резолюцию, если первый согласующий вынес резолюцию «Отказано»?

• Это зависит от логики, которая задана при отправке файла на согласование.
• Нет.
• Да.

Как максимально удобно выстроить одновременную работу с файлами из разных папок в разделе «Файлы», чтобы видеть их в одном месте и сохранить их актуальность?

• Создать ссылки на нужные файлы и добавить их в папку «Мои файлы»
• Скопировать файлы в папку Мои файлы"
• Скачать файлы на ПК
• Открыть файлы на разных вкладках браузера

Аналитик создал статусы для событий в календаре «Собеседования» в разделе «HR». Как правильно можно настроить смену статусов для событий в этом календаре? Выберите все верные варианты

Настроить постановку задачи об изменении статуса в бизнес-процессе. - странная какая то формулировка

Добавить поле «Статус» на карточку события для смены статусов вручную.

В настройках календаря установить флажок «Статус приложения можно менять вручную». - вроде как, это только к штатному календарю относится...

Настроить автоматическую смену статусов с помощью бизнес-процесса.

Добавить кнопку «Сменить статус» на карточку события, чтобы изменять статусы вручную.

Где пользователь может создать задачу? Выберите все верные варианты

В карточке элемента приложения

В событии в календаре. - вроде, нет такого

В разделе «Сообщения».

В разделе «Задачи».

Какой вариант контроля выполнения нужно выбрать автору задачи, чтобы ее можно было отправить на доработку?

• Любой из указанных вариантов.
• «Оповестить при выполнении».
• «Согласовать выполнение задачи».
• «Отправить на проверку».

Как сделать так, чтобы руководитель отдела «HR» мог просматривать исполнительскую дисциплину сотрудников всех отделов компании?

• Перейти в «Администрирование > Настройки исполнительской дисциплины» и добавить руководителя отдела «HR» в список пользователей, которые могут просматривать дисциплину всех сотрудников компании.
• Для этой должности просмотр открыт по умолчанию. Ничего специально настраивать не нужно.

Как максимально быстро поставить коллеге задачу в ответ на его сообщение?

• Поставить задачу в разделе «Задачи».
• Нажать на имя пользователя в его сообщении и затем поставить задачу.
• Создать ответное сообщение и в его контекстном меню поставить задачу.
• В поле «Сообщение» нажать на значок «Поставить задачу».

Как при переписке в групповом чате или канале быстро обратиться к пользователю, который не участвует в обсуждении?

• Это невозможно. Обратиться из группового чата или канала можно только к их участникам.
• Создать персонализированное обращение в Ленте.
• Создать в чате упоминание с его именем, нажать на нём и затем на кнопку «Написать сообщение».
• Отправить ему приглашение в чат или канал в системе.

Кто может добавить новых пользователей в список участников задачи?

• Согласующий задачу.
• Руководитель исполнителя.
• Только администратор.
• Автор и исполнитель.